The proof is in the Pudding

"Bubu" Fork + 統一 Pudding
Originally uploaded by yusheng

יש לקח את המילים היפות והתפאורה ולממש אותם כך הגדיר זאת מס' 3 בארגון. חמוש במצגות מקורס פיתוח ההדרכה וחומרי לימוד אחרים, ישבתי לתכנן את הקורס.

איסוף מידע

מאחר והיה לי חשוב מאוד לתת למנהלי המרכזים מקום להשמיע את תובנותיהם מתהליך ההכשרה של העובדים, גם כדי להבין עובדתית את מצב המרכזים, אבל גם כדי לגייס אותם לתהליך, בחרתי לערוך סקר טלפוני.
שיתוף הפעולה הפתיע אותי לטובה. מסתבר שלכולם חשוב לשפר את התהליך, גם למי שבמרכז שלו לוקח חודשיים למדריך להיכנס לסבב הקורסים.
אז עלינו על הכאב הארגוני- משך ההכשרה, נכון זה הוגדר עוד קודם, אבל עכשיו התברר שהמצב אכן מחייב שינוי.

ממצאים

הממוצע הארגוני לתחילת הדרכה בקורסים התברר כ-36 יום.
התברר במהלך איסוף המידע, שהתכנים דומים מאוד בין מרכז למרכז. אפשר להציע קורס מרוכז ולחסוך במשאבים רבים לארגון.
עכשיו כבר הייתי ממש מרוצה, הנה אני, עוד לא שנתיים בארגון וכבר מנתח אותו כראוי, בהצעה הראשונית כתבנו שמשך ההכשרה הוא ממושך. לא חשבתי שחודשיים אבל מסתבר שהכיוון היה נכון.

כלים טכנולוגיים

כעת נותר להבין בעצם, מי הם מדריכי הארגון? כאן כבר השתמשתי בכלי אינטרנטי גוגל דוקס- עם הטפסים בשביל מה למדתי במחלקה לטכנולוגיות למידה, צריך להראות שאני מבין בטכנולוגיה לא? חוץ מזה, זה עבד נפלא, תוך 24 שעות היה לנו פרופיל של מדריך מחשבים בארגון.

השותף

מה עם השותף שלך אתם בטח שואלים? מה רק אתה עובד על זה?
לא האמת היא שלא,היה לו קשה לתת לי להוביל, לי היה קשה לשמוע מה שיש לו לומר. אז מה עשינו, רבנו. משהו באינטילגנציה רגשית וצורך להיות הזכר אלפא. אבל אל דאגה, הדיאלוג ביננו השתפר מאוד, אפילו הופיעו ניצני תיאום, או שרק ניצנים של שקדיה, אחרי הכל אנחנו כבר בט"ו בשבט

ניהול פרויקטים או איך ווב 2.0 הציל את הפרויקט

חומרי גלם יש לנו- מהארגון ומהקורס
שפים יש לנו- אני והשותף
הפודינג- מסמך התכנון שלנו. עכשיו צריך לכתוב אותו גם. נו, בניהול פרויקטים למדתי שכדאי לקחת משהו גדול ולפרק למשימות קטנות, אפילו למדתי MS Project, אבל אין בארגון וגם השותף לא מנוסה בצורה הזו.
החלטתי לשים מבטחי בווב 2.0 ולחפש כלי אינטרנטי חינמי לניהול הפרויקט.
עכשיו כבר היה לנו אתר עם לוח שנה ותלויות ואבני דרך. או כמו שהשותף הגדיר זאת "אני בן אדם שחייב תאריך יעד" אז נתתי לו. זה עשה גם לי סדר בראש.

כעת כתבנו את המסמך. מסמך דיבר על שתי אופציות קורס מרוכז של חמישה ימים. כפי שהונחינו על ידי מנהל ההדרכה. ואפשרות נוספת שאני דחפתי אליה של תיק חונך לכל מרכז לצורך הכשרה יחידנית שנובעת מאופי הגיוס הספורדי לארגון.
החזר על השקעה- מסקנות המסמך היו שניתן לקצר את תהליך ההכשרה ב-40% ולחסוך בהוצאות ההכשרה ב-45%.
עכשיו נותר רק להגיש זאת לאורחים- להציג את מסמך התכנון ולקבל אישור לקורס.
על זה בפוסט הבא.